Как оборудовать комнату для переговоров

Важная часть современного рабочего процесса — проведение по видеосвязи переговоров, деловых встреч, тренингов и собраний с коллегами и партнёрами. Традиционным местом проведения таких мероприятий считают конференц-залы и переговорные комнаты. При этом помещения должны быть полностью оснащены специальным оборудованием, чтобы все участники могли свободно взаимодействовать.

В последнее время из-за современного ритма жизни и угроз COVID-19 всё большую силу набирает концепция BYOD (Вring your own device — «принеси собственное устройство»). В её рамках каждый участник использует личное устройство для участия в видеоконференциях. Несмотря на это, переговорные помещения любого размера по-прежнему пользуются спросом и не утратят актуальности ещё многие годы.

В зависимости от индивидуальных потребностей конкретной компании комплекс оборудования может состоять из системы видеоконференцсвязи, устройств для демонстрации контента, устройств захвата изображения, аппаратуры для звукового сопровождения и устройств для захвата речи.

Рассмотрим отдельно каждую составляющую мультимедийного комплекса.

Содержание

1. Определите тип переговорного помещения
2. Подключите систему видеоконференцсвязи для корпоративных коммуникаций
3. Установите экраны для демонстрации визуальной информации
4. Купите камеры для качественного захвата изображения
5. Используйте профессиональные аудиоустройства
6. Настройте устройства захвата голоса
7. Обеспечьте централизованное управление всем оборудованием
8. Что должно быть в переговорной

Определите тип переговорного помещения

Выделяют четыре типа переговорных помещений, которые различаются по размеру, назначению и вместительности: «аквариум», переговорная комната, конференц-зал и большой конференц-холл.

«Аквариум» — маленькое переговорное помещение для проведения аудио- и видеоконференций одним человеком или небольшой группой людей.

Переговорная комната — помещение небольшого или среднего размера, которое вмещает от трёх до десяти человек и занимает площадь не более 25–30 квадратных метров. Небольшая переговорная подходит для уединённой совместной работы и мозгового штурма, а в комнате среднего размера можно проводить совещания с коллегами и деловые встречи с клиентами.

Конференц-зал — более вместительное помещение, где проводят важные дискуссии и масштабные встречи с количеством участников от 10 до 50 человек.

Большой конференц-холл — просторное помещение, в котором проходят большие презентации или конференции. Вместимость такой комнаты может быть более 200 человек, поэтому в ней обязательно должно быть профессиональное звуковое оборудование и системы видеосвязи.

Подключите систему видеоконференцсвязи для корпоративных коммуникаций

Видеоконференцсвязь (ВКС-системы) — немаловажная часть коммуникаций в большинстве частных компаний и государственных учреждений. Она нужна, чтобы увеличивать эффективность работы организации и оптимизировать время переговоров. При этом видеосвязь помогает исключить расходы на командировки сотрудников и упрощает взаимодействие с удалёнными абонентами.

В переговорных помещениях и конференц-залах ВКС-системы применяют во время брифингов, обучающих семинаров, пресс-конференций и совместной работы с удалёнными участниками в любой точке мира.

Для проведения онлайн-встреч можно использовать как аппаратные ВКС-терминалы, так и программные решения, которые набирают популярность благодаря более низкой стоимости внедрения и простоте обслуживания.

Аппаратные устройства для видеосвязи, как правило, состоят из кодека, камеры с разрешением от HD до 4К и встроенного массива микрофонов. Управление происходит с помощью дистанционного пульта, в отличие от программных решений, которые, как правило, контролируются через веб-интерфейс.

Программные ВКС-решения разворачиваются на компьютере или серверном оборудовании для организации корпоративной связи между рабочими местами и переговорными помещениями. Использование ПО обеспечивает большую гибкость при выборе остального оборудования в зависимости от потребностей и бюджета компании.

Установите экраны для демонстрации визуальной информации

В переговорных комнатах происходит обмен информацией. Это могут быть презентации, отчёты, видео и прочие материалы. Они должны быть доступны для просмотра всем присутствующим. Для этого используют большие экраны, ЖК-панели, видеостены, плазменные или LED-панели и мониторы-повторители.

Аппаратуру выбирают с учётом размера помещения, вместимости и плана рассадки людей, формата мероприятия и характера передаваемой информации.

Например, чтобы провести презентацию, достаточно экрана и проектора с высоким световым потоком. Если нужно транслировать видеоконференции, выбирают телевизор и жидкокристаллическую панель с разрешением от Full HD до 4K для получения высокого качества изображения собеседников.

При выборе размера панели или телевизора используйте следующее правило: расстояние от устройства до ближайшего участника должно быть не меньше, чем длина его диагонали, а дальние участники должны располагаться на расстоянии не более четырёх диагоналей. Для совместной работы над документацией в переговорной нужно устанавливать вспомогательные панели, которые могут дублировать изображение с основного экрана или демонстрировать дополнительные материалы. Так все сотрудники получат неограниченный доступ к информации и их работа будет эффективнее.

Купите камеры для качественного захвата изображения

Чтобы качественно передавать изображение участников во время онлайн-встреч, нужна камера. Выбор большой: от встроенной в ноутбук веб-камеры до профессиональных роботизированных моделей — PTZ-камер, которые оснащены механизмом поворота и наклона. Камера в ноутбуке — это не лучшее решение, так как она может передавать видео только низкого качества.

Наводить PTZ-камеру можно с помощью пульта ДУ, если он предусмотрен производителем. Для большего удобства можно организовать автоматическое наведение PTZ-камер в переговорной по заранее заданным координатам и с помощью распознавания голоса. Функцию распознавания лица реализуют связкой любой PTZ-камеры, микрофонного массива Phoenix Audio Condor и бесплатного российского приложения TrueConf Tracker. Работает всё так: массив определяет, где находится говорящий, передаёт информацию приложению, которое быстро поворачивает камеру на него.

В небольших переговорных достаточно одной внешней камеры с широким углом обзора и оптическим зумом. При этом если угол обзора камеры — стандартные 72°, участники собрания должны находиться на расстоянии не ближе 1,5 метра от неё.

Если угол обзора видеокамеры составляет 105°, в кадр смогут попасть люди, которые находятся на расстоянии одного метра. Располагать камеру нужно на высоте от 1,2 до 1,8 метра от пола.

Используйте профессиональные аудиоустройства

Чтобы отчётливо и разборчиво слышать всех участников собрания, в переговорной должны быть специальные аудиоустройства — саундбары, звуковые панели или динамики. Качество звука в зале напрямую влияет не только на взаимопонимание, но и на общую атмосферу мероприятия. Лишние звуки или гул участников, которые говорят одновременно, мешают всем. Чтобы улучшить качество звука, устранить фоновые шумы, усилить и подчеркнуть речь, нужны комплекты звукового сопровождения.

Главное требование к системе озвучивания для любого переговорного помещения — качественное и естественное воспроизведение аудио по всей площади комнаты.

Настройте устройства захвата голоса

Простое решение для небольших и средних переговорных — спикерфон, который будет захватывать голос на 360° и отсеивать посторонние звуки. В некоторых случаях спикерфон может совмещать сразу несколько возможностей: быть средством для связи удалённых абонентов через видеозвонки или просто устройством для звонков по телефону.

Когда количество участников встречи превышает 12–15 человек, лучше использовать конгресс-систему. В её состав входят настольные микрофонные пульты делегатов, пульт председателя и центральный блок системы, который нужен как источник питания для микрофонных пультов, центр для обработки аудио, трансляции сигналов для автонаведения камер и передачи в систему звукоусиления.

Ещё один удобный вариант — использовать потолочные микрофоны, которые позволяют экономить место в переговорной и избегать лишних проводов.

Обеспечьте централизованное управление всем оборудованием

Система автоматизированного управления в переговорной устанавливает контроль над всем конференц-оборудованием при помощи ноутбука, компьютера, сенсорной панели или даже смартфона. Для этого создают интуитивно понятный интерфейс с полным доступом к параметрам оборудования, чтобы пользователи или отдельные специалисты могли централизованно осуществлять контроль и управление всем комплексом устройств.

Самостоятельно оборудовать переговорную даже небольшого размера сложно, потому что для этого нужны специфические знания, опыт и большое количество времени. Лучше обратиться за помощью к профессионалам, которые смогут учесть все нюансы конкретного помещения, подобрать нужное оборудование, а также интегрировать и настроить его, чтобы вам оставалось только наслаждаться качественными видеоконференциями и продуктивной работой.

Что должно быть в переговорной

1. ЖК-дисплеи, мониторы-повторители или видеостены для отображения визуальной информации.
2. PTZ-камеры или видеобары для качественного захвата изображения.
3. Спикерфоны, конгресс-системы или потолочные микрофоны.
4. ПО или «железное» решение для видеосвязи.
5. Динамики, саундбары или звуковые панели для звукового сопровождения.

Статья подготовлена специально для журнала Яндекс.Маркет.